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ＥＸＣＥＬ２０００在会计工作中的运用

来源：金融会计  刘义福
   随着电脑的运用与普及，在会计日常工作中，如何运用Ｏｆｆｉｃｅ２０００，提高工作效率越来越受到重视。Ｅｘｃｅ１２０００中文版，下同是Ｏｆｆｉｃｅ２０００中的重要软件，能较好地帮助用户编辑和管理各种类型的电子表格以及自动处理。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操作方法是会计日常工作的好帮手，而且其中文界面直观明了，操作者无需高深的电脑专业知识，只要熟悉本专业知识，通过灵活运用，就可以解决很多工作难题，提高工作质量和工作效率。本人现就Ｅｘｃｅ１２０００在会计报表的编制、内部监管、日常管理等方面的运用浅谈自己肤浅的心得，以此抛砖引玉，和同仁们共同探索并获得帮助。 一、常规报表的编制编制报表是会计工作中最为常见而繁重的手工劳动，具有种类繁杂，编制工作量大，容易出错等特点。编制报表是Ｅｘｃｅ１２０００最常用的功能，Ｘｌｓ格式的报表具有编制简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。在此，笔者以编制资产负债表为例，简要说明Ｘｌｓ格式报表的编制和维护。 １.工作表命名建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏，输入报表的名称或简称。如上述报表输入“×月份资产负债表”即可。２.页面设置根据报表篇幅的大小，设置页面。从文件菜单里页面设置选择纸张的类型如４２０×５９４毫米，其他项目取默认值即可。３.填制报表的文字内容根据表格的需要，通过选择单元格的位置、大小、设置单元格式、合并单元格等方法，初步编制报表，尔后对需体现实格的报表范围划格即可。 ４.设置报表数据的函数关系依据实际需要，设置报表中各种函数关系。选择需电脑自动运算函数关系的，输入“＝函数关系”即可。如是累加，可使用快捷方式。对相同函数关系的单元格可以复制函数。如资产负债表中，流动资金上期合计栏，可选择相关单元格后，输入“＝”号分别点击相关函数的单元格，根据需要输入函数关系的符号即可。年初栏设置完成后，用复制的方式，将该单元格的函数关系复制到年末数。至此，表格的空白表即编制完成。 ５.填制报表数据根据实际情况，在对应的单元格里，分别填制相关数据；在电脑自动产生数据的单元格，不可填制数据。编制报表至此全部完成。对于数据简单的报表，用上述办法，直接填制即可，它适用于编制种类简单的报表。但对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通过数据转换的方法编制报表。具体办法为：先打开需编制报表的空白表如资产负债表，用Ｅｘｃｅ１２０００程序打开数据来源报表如会计月报表中相关月份的ＤＢＦ格式文件并删除无关数据和无关行列后，将其用转移复制的方式移至与需要编制报表同一个工作簿里，通过在两张报表之间，设置相关单元格的相关函数关系，直接编制报表。这种编制报表的好处在于简便、准确，适用于常规报表的编制。 ６.数据保护对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体办法是选择工具栏的保护功能，输入密码后，即可对报表进行保护。编制Ｘｌｓ格式工作表应注意以下几点：相同格式或内容的单元格尽量用复制的方法；鼠标的右键是快捷键，很多常规操作都可以用它来执行；变换数据格式和复制数据时，要注意格式的规范，对于不规范格式，可在几张空白表中移动整理；多运用菜单栏和工具栏的工具，常会得到意想不到的结果。它的技巧在于函数关系的科学设置和格式的规范整理。